1. Zwischenfazit

Mit der von mir durchgeführten Recherche konnte ich feststellen, dass Webkonferenzen eine sehr nützliche Entwicklung der digitalen Kommunikation ist.

   Wie sie in dem erstellen Mind-Map sehen können, kann eine Konferenz digital oder real durchgeführt werden. In meinen Recherchen stellte ich fest, dass diese durch die Digitalisierung sehr viel persönlicher und informativer geworden sind. Mithilfe der Webcam ist es möglich seinen Interviewpartner zu sehen und auch die von ihm gemacht Präsentation live mitzuverfolgen. 
   
   Nach dem ich Ihnen nun einige Programme zur Ausführung von Webkonferenzen vorgestellt habe, fasse ich noch einmal die Pros und Contras der einzelnen Softeware zusammen:

Cisco WebEx Meeting Center

+ unterstützt alle gängigen Plattformen

+ bietet unterschiedliche Teilnehmeransichten an

+ Smartphonekompartible

+ Präsentation im Vollbildmodus

Adobe Connect
+ Flash Plug-In ermöglicht vielen mobilen Geräten einen einfachen Zugriff
+ Auswahl von Werkzeugen für Teilnehmer
+ Chatmöglichkeit

- Installation des Flash Plug-In ist Vorraussetzung

Citrix GoToMeeting

+ durch Einladung in Konferenz einwählen
+ Meeting über Internetseite starten

Conceptboard
+ Whiteboard steht im Mittelpunkt
+ mehrere Projekte parallel bearbeiten

- Schriftkommunikation



Das Ergebnis meines Vergleiches ist es, dass die Software von Cisco WebEx Meeting Center die geeigneteste Form ist eine Webkonferenz abzuhalten.



So könnten Webkonferenzen aussehen:

scrennshot vom 26. August 2013

Wie gehen Nutzer heute mit den moderner Medien um?

Da immer mehr Kommunikationsprozesse online stattfinden, hat die veränderte Kommunikation Auswirkung auf die Art und Weise der Kommunikation. So zum Beispiel ist weltweit ein gestiegenes Datenvolumen vorzufinden, welches auf die Verbreitung der digitalen Nachrichten zurückzuführen ist. Außerdem müssen Sender / Kommunikatoren eine neue Strategie finden, um die Massen von Informationen zu verarbeiten die sie im WorldWideWeb vorfinden. Döring spricht hierbei von der "Theorie der Informationsverarbeitung", welche besagt, dass die medialen Einschränkungen bezüglich der Informationsfülle aktiv kompensiert werden können und die Nutzer somit ihr Kommunikationsverhalten auf die technischem Systemeigenschaften abstimmen können. (Döring, 2003, 161-162). Die Sozialwissenschaftlerin zeigt mit der Theorie der Informationsverarbeitung auf, dass Nutzer neue Strategien suchen und finden, um mit der Masse der Informationen umzugehen. Eine altbekannte Strategie, die heutzutage mehr angewandt wird als früher ist zum Beispiel die des Überfliegen von Texten. Der heutige Nutzer weiß, dass, falls er diese Informationen braucht, jederzeit wieder abrufen kann, weil er weiß wo er die Informationen wiederfinden kann. Es ergibt sich also die Möglichkeit der Rückschau, da die Inhalte digital jederzeit abrufbar und einfach zu archivieren sind. (Döring, 2003, 157)

Rückschluss zu den Webkonferenzen

   Wie Döring gesagt hatte, ist es möglich digitale Inhalte auf wenig Datenvolumen lange Zeit online zu archivieren und jederzeit für Jedermann abrufbar zu halten. 

    Durch die neuen Medien ist es möglich Konferenzen - egal ob online oder telefonisch - abzuspeichern und jederzeit wieder abzurufen. Die gehörten Information gehen also nicht verloren oder werden falsch oder schlecht protokolliert, sondern man kann schlicht und einfach zu der gewünschten Stelle vorspulen und das Gespräch von dort an hören und sich Notizen machen.

   Doch wie gehen die Nutzer heute mit der Möglichkeit um, Informationsaustausch online stattfinden zu lassen?

Die Menschen nutzen die Möglichkeit der digitalen Kommunikation und nehmen diese auch dankbar an. Doch dadurch treten auch viele neue Probleme und Missverständnisse auf. Wie schon Ferdinand de Saussure mit dem 4 Ohren Modell zeigte, funktioniert Kommunikation auf mehreren Ebenen.Und nur dann, wenn wirklich alle diese Ebenen in einer zwischenmenschlichen Kommunikation auftauchen, kann die Kommunikation "problemlos" stattfinden - auch wenn man hier von einem gleichen Zeichenverständnis von Sender und Empfänger ausgehen sollte.

   Um die digitale Schriftkommunikation zu verbessern haben die Nutzer angefangen Smilies mit in ihre Unterhaltung einzubinden. Dies war der Beginn einer verbesserten digitalen Kommunikation. Weiter war es mit der Zeit möglich Sprache beziehungsweise Sprechbotschaften zu versenden. Um hier noch einmal auf Döring zurück zu kommen, möchte ich hier bemerken, dass durch die Masse und Schnelligkeit der Schriftkommunikation auch hier Texte nur überflogen werden, was auch noch zu Missverständnissen zwischen Kommunikatoren führen kann.

   Durch die Weiterentwicklung der Technik und der Software haben sich Sprachbotschaften immer mehr etabliert und so wurde auch schnell die Kamera ein Werkzeug der digitalen Kommunikation. So zum Beispiel hat sich Skype als Software bei Normalverbrauchern etabliert. Mit Skype ist es möglich, dass selbst Familien und Freunde, die durch Arbeit und Studium getrennt wurden, Online-Meetings abhalten, um sich zu sehen und Informationen auszutauschen.

Wie gehen Nutzer also heute mit modernen Medien um?
Sie passen sich an und nutzen die computervermittelnden Medien nicht nur privat, wie wir in diesem Beitrag sehen konnten, sondern nutzen sie, wie wir in den folgenden Beiträgen feststellen können im Berufsleben.

Welche Software der Webkonferenzen gibt es?

Bei diesem Beitrag möchte ich herausfinden, welche Programme der Webkonferenz es gibt und welche weiteren Kriterien wichtig für die Auswahl einer Software sind.

Generell sollten Sie vorher festlegen, was sie benötigen, welche Art der Kommunikation Sie wünschen und welcher Service erfüllt am besten Ihre Kriterien.

Dazu gehört in erster Linie die Funktionalität: Wie kann man ein Meeting optimal organisieren, werden die Einladungen per E-Mail versendet, können auch nach dem Beginn der Konferenz weitere Teilnehmer hinzustoßen, ist die Software für alle Browser fehlerfrei zu öffnen oder gibt es die Möglichkeit diese Software noch auf einer anderen Sprache einzustellen.

Aber auch die Frage nach den Einstellungen der Software für ein effizientes Online-Meeting ist wichtig. Es ist weiterhin zu klären, in wie fern die Teilnehmer nur die Ansicht auf ihren Desktop freigeben oder ob es auch möglich die Steuerung über den eigenen Rechner oder andere einzelne Programme abzugeben. 

Wenn wir nun all das betrachten, sollten wir auch noch an unsere eigene Sicherheit denken. Die einzelnen Teilnehmer sollten nur über ein Passwort Zutritt zu der Konferenz erhalten.

Der Preis spielt bei der Auswahl der Software natürlich auch ein Kriterium. Viele Anbieter bieten Jahresabos für "vielnutzer" an, man kann aber auch die Option der Minutennutzung in Anspruch nehmen.

Hier erst einmal einige Softwarevorstellunggen:

Cisco WebEx Meeting Center

Die zurzeit gängigste Software der Webkonferenz ist von Cisco. Sie unterstützt alle gängigen Plattformen und man benötigt lediglich einen Browser. Es ist sogar möglich mit Smartphones an einem Online-Treff teilzunehmen oder eines zu starten. 

Cisco bietet für die Teilnehmer und für den Starter unterschieldiche Ansichten an. So ist es möglich, dass die Teilnehmer eine interaktive Präsentation in Vollbildmodus sehen können, aber keinen komplette Einsicht auf die Unterlagen des Moderator haben.

Adobe Connect

Die Software die Adobe zu Verfügung stellt, funktioniert über das Flash Plug-In und ist somit für alle mobilen internetfähigen Geräte nutzbar. Adobe Connect ermöglicht dem Moderator die Benutzeroberfläche des virtuellen Konferenzraumes anzupassen, so dass die benötigten Funktionen für die Teilnehmer zur Verfügung stehen. Dieses vereinfacht die Funktionen des doch sehr komplexen Programmes. Außerdem ermöglicht Adobe Connect einen Chat in welchem die Fragen von ausgewählten Benutzern beantwortet werden, die während einer Präsentation anfallen. Des Weiteren ist es möglich sich über Telefon oder per VoIP in die Konferenz einzuwählen.

Citrix GoToMeeting

Citrix GoToMeeting ist ein Programm, welches die Teilnehmer nicht zum Kundensein von Citrix verpflichtet. Die Teilnehmer können sich über die erhaltene Einladung in die Konferenz einwählen. Des Weiteren ist es möglich die Internetseite von Citrix als Gastgeber zu nutzen, um das Meeting zu beginnen. Die Funktionalität die Citrix anbietet ist so ziemlich komplett und lässt aus diesem Grunde eine professionelle Zusammenarbeit im Internet zu.  Das heißt, es ist möglich einzelne Applikationen freizugeben, Meetings aufzuzeichnen oder über das Desktop-Sharing Maus und Tastatur für andere Teilnehmer freizugeben. Zuschalten kann man sich über ein normales Telefon oder über VoIP.

Conceptboard

Das Conceptboard als mögliche WebKonferenzsoftware möchte ich Ihnen vorstellen, da es sich von den anderen genannten Programmen unterscheidet. Bei dieser Software steht das Whiteboard im Mittelpunkt der Konferenz der somit als virtueller Konferenzraum herhält. Die Teilnehmer haben keinen direkten Zugriff auf den Desktop des Gastgeber sondern erhalten einen Einblick auf das Whiteboard. Dabei ist zu beachten, dass Conceptboard keine audiovisuelle Verständigung mittels VoIP und Webcam bietet. Die Teilnehmer der Konferenz unterhalten sich über Kommentare zu den einzelnen Darstellungen auf dem Whiteboard. Der Benutzer lädt hierfür eine Datei mit den entsprechenden Werkzeugen hoch und bietet den Teilnehmer somit nur bestimmte Funktionen an, um die Datei zu kommentieren. Bei bedarf ist es möglich diverse Boards / Dateien hochzuladen und mehreren Teilnehmern den Zugriff parallel zu gestatten, so dass an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet werden kann. An dem Conceptboard kann Jedermann teilnehmen – ohne einen eigenen Account zu besitzen, welches ein spontanes Meeting einfach zulässt.

Webkonferenzen erfolgreich abhalten

   Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Online-Meeting zu erhalen, sollte man einige Regeln bei der Planung bedenken. So zum Beispiel ist es wichtig die vorraussichtlichen Teilnehmer frühzeitig zu informieren. Eine Webkonferenz unterscheidet sich kaum von der einer "normalten" Konferenz und somit sollte der Gastgeber die allgemeinen Kommunikationsregeln bedenken und alle Teilnehmer mit ihrer Funktion vorstellen. Außerdem ist es wichtig, dass der Moderator sich mit dem Softwareprogramm, welches er für die Webkonferenz nutzt, auskennt, um Missverständnisse während des Meetings zu vermeiden und aufkommende Fragen zu beantworten.

   Wie auch schon die Sozialwissenschaftler festgestellt haben, fließt bei der Webkonferenz Gestik und Mimik mit in die Kommunikation ein, welches die Teilnehmer beachten sollten und somit auf ihre Körpersprache achten sollten. Auch ist es mithilfe der Körpersprache möglich bestimmte Botschaften hervorzuheben, welches bei einer gewöhnlichen Telefonkonferenz nicht möglich ist. Die Gebote der Höflichkeit sollten immer beachtet werden.

  Ferner wird bei einer Webkonferenz, genauso wie bei jeder anderen Konferenz, Protokollanten festegelegt, die für das Nachbearbeiten der Konferenz verantwortlich sind. Das heißt, der Protokollant fertigt ein Ergebnisprotokoll des Meetings an und verschickt dieses nach Beendigung (in der Regel schon am nächsten Tag) an alle Teilnehmer und Interessierte, damit diese einen Überblick über das gehaltenen Meeting erhalten. 

--> je mehr allgemeine Regeln der Konferenzen eingehalten werden, desto mehr Akzeptanz kann man auf dem Arbeitsmarkt feststellen. 

Wozu dienen Webkonferenzen?

In meinem vorherigem Beitrag habe ich mich auf die private Relevanz der Webkonferenzen bezogen und habe den Nutzen für das heutige Arbeitsleben nur angedeutet. Ich wollte damit aufzeigen, dass Webkonfrenzen nicht nur einen beruflichen Vorteil haben, sondern auch auf privater Ebene Menschen miteinander verbinden können.

Jetzt aber wieder zu dem Nutzen auf beruflicher Ebene:

Wie ich mittlerweile durch einige Gespräche und viel Recherche herausfinden konnte, dienen Webkonferenzen vorrangig dazu Mitarbeiter, Kollegen oder Mitglieder von Projektteams an einen virtuellen Tisch zu bekommen - ganz egal wo sich Menschen gerade aufhalten. Jeder kann an diesen Konferenzen teilnehmen, sofern er einen funktionierenden Internetanschluss vorweisen kann. Ferner muss man noch nicht einmal eine entsprechende Software installieren, zur Teilnahme reicht ein Browser aus. Das einzige Utensil, welches man zur Durchführung der Konferenz brauch ist ein funktionierender Computer mit Mikrofon-, Lautsprecher und gegebenenfalls Videofunktion.

   Außerdem bieten viele Unternehmen in ihren Arbeitnehmern in unterschiedlichen Standorten an an Schulungen online teilzunehmen. So müssen diese keine langen und kostspieligen Reisen auf sich nehmen, um an diesen Schulungen teilzunehmen. So haben sie auch die Möglichkeit an sehr viel mehr Schulungen teilzunehmen als eigentlich geplant, sofern diese ihre Arbeitszeit nicht beeinträchtigen.

   Ein weiterer guter Grund Webkonferenz als Kommunikationshilfsmittel zu nutzen, ist der ökologische Part die bei der Nutzung auftreten und die Zeit die man sparen kann, um an einen Konferenztisch zu treten. Wie bereits erklärt, finden Webkonferenzen "bequem" an einem beliebigen Ort statt, an welchem sich die unterschieldlichen Teilnehmer einwählen können.
--> wer also auch noch etwas für die Umwelt tun möchte, setzt auf Webkonferenzen. 

(http://business.chip.de/artikel/Dienste-fuer-Online-Meetings_52103897.html 19. Aug. 2013)

eigen erstellte Grafik "virtueller Konferenzraum"

Was sind Webkonferenzen?

Erst einmal habe ich versucht herauszufinden was genau Konferenzen sind, um zu wissen wie ich mit der Kommunikation von mehreren Kommunikatoren und Rezipienten auf einmal umzugehen habe und dementsprechend eine Theorie der Massenkommunikation auf die Theorie der digitalen Kommunikation zu applizieren. Bei der Suche nach einer geeigneten Erklärung hierfür bin ich auf die Magisterarbeit von Carmen Görl "Computervermittelnde Kommunikation  unter kulturellen und sprachwissenschaftlichen Aspekten" aus dem Jahr 2003 gestoßen. Da sich Görl mit der Informatik beschäftigt, hat sie die Konferenz bereits auf die Online-Konferenzen appliziert, welches mir das Verständnis dafür um einiges erleichtert hat. Ihre Definition lautet: "[Die Konferenz] ist eine Bezeichnung für eine Kommunikation zwischen Anwendern mit Hilfe der Tastatur und des Bildschirm. Konferenzen finden entweder in Mailboxen, Online-Diensten (etwas Compuserve oder AOL) oder dem Internet (IRC) statt. Gegenüber dem Chat  ist die Teilnehmeranzahl bei einer Konferenz nicht auf zwei Anwender beschränkt, sondern he nach System können teilweise mehrere Dutzend Anwender gleichzeitig an einer Konferenz teilnehmen. Es gibt sowohl öffentliche Konferenzen, an der sich jeder Anwender beteiligen kann, als auch private Konferenzen, die auf bestimmte Anwender beschränkt sind." (Görl, C.:Computervermittelnde Kommunikation  unter kulturellen und sprachwissenschaftlichen Aspekten.  2003: Grin Verlag)

   Trotz der sehr gut erklärenden Definition von Görl bezüglich der Konferenzen, hat es mich interessiert, was andere Definitionen der Definition von Görl noch hinzufügen können. Hierbei bin ich auf den Duden "neues Wörterbuch der Szenesprachen" gestoßen, der als Erklärung schon einige Beispiele von Softwares aufgreift mit denen ich mich im laufe der Zeit beschäftigen möchte. Aus diesem Grund zitiere ich hier noch den Duden.

   Laut dem Duden "neues Wörterbuch der Szenesprachen" ist die Webkonferenz: "[ein] technologischer Nachfolger der Telefon- und Videokonferenz, bei der die Übertragung der Daten über das Internet erfolgt. Die Teilnehmer können zum Beispiel den Bildschirminhalt des Präsentierenden (Host oder Presenter) sehen oder den eigenen Bildschirm allen zur Verfügung stellen. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist gegebenenfalls möglich. Anbieter sind zum Beispiel MS Net-Meeting, WebEx oder Adobe Acrobat Connect.

(http://szenesprachenwiki.de/definition/web-konferenz/ 20. Juni 2012)

Quelle: http://svrtamil.blogspot.com.es/ 19. Aug. 2013

Entwicklung der digitalen Kommunikation / Forschungsstand

Zur Veranschaulichung der Entwicklung der digitalen Kommunikation haben einige Youtube-Nutzer Videos erstellt, die dieses Thema bildlich aufgreifen.

   Wie man in diesem Video sehen kann, begann der Ursprung der, sagen wir einmal technischen Kommunikation, schon im Jahr 1800 mit der Einführung von Telegraphen und Telefonen.

http://www.youtube.com/watch?v=Dzgmug0bpEI

   Durch die Entwicklung der Sprache, schon vor Jahrzehnten, und dem Verlangen der Menschen diese durch Schrift festzuhalten und weiterzuleiten, gab es durch das Schreiben von Briefen schon den ersten Schriftverkehr. Doch das Verschicken der Briefe durch Tauben und Boten hat Tage in Anspruch genommen und es wurden die ersten Telegraphen entwickelt, um die Kommunikation auf Distanz zu verschnellern  So schnell fand die erste technische Kommunikation statt. Nur ein Paar Jahrhunderte später befinden wir uns im Zeitalter der Digitalisierung und kommunizieren fast ausschließlich über technische Hilfsmittel. Ganz gleich ob es E-Mails, Smartphones oder Webkonferenzen sind. 
   Dank der Einführung des Internets ist es jetzt möglich noch schneller Informationen auszutauschen, welches auch das Zusammenleben um einiges sicherer gemacht hat, aber auch einige neue Gefahren aufweist. Wie Sie in dem Youtube-Video auch sehen konnten. Auch soziale Medien haben sich in den letzten 5 Jahren vermehrt. So kann man mittlerweile viele Menschen auf facebook, twitter und youtube wiederfinden und stillgelegte Kontakte wieder aufnehmen.

 Diese neue Art der digitalen Kommunikation hat zu neuen sozialwissenschaftlichen Studien geführt und neue Kommunikationstheorien hervorgerufen. Aktuell führen Rüdiger Grimm: Digitale Kommunikation, Andrew S. Tanenbaum: Computer Networks, Klaus Merten: Einführung in die Kommunikationswissenschaft. Grundlagen der Kommunikationswissenschaft, Nicola Döring: Sozialpsychologie des Internet. Die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen und Paul Watzlawick die Forschung der digitalen Kommunikation an. 
    Diese Wissenschaftler haben zu der Erklärung des menschlichen Verhaltens in ihrem Onlineleben beigetragen.    

   Aus diesem Grund werde ich mich auf die Forschung dieser Autoren in diesem Blog beschränken. Die Verweise zu den jeweiligen Publikationen und Verlinkungen sind an den jeweiligen stellen aufgeführt.

Mind-Map

Um Ihnen meine Gedankengänge etwas näher zu bringen, habe ich, mit meinen Kommilitonen, da wir entdeckt haben, dass wir ein ähnliches Thema untersuchen,  versucht diese etwas anschaulicher darzustellen.

Wie Sie hier sehen können, wurden diese mithilfe einer eigen erstellten Mind-Map veranschaulicht.

eigen erstelltes Mind-Map am 16. Juni 2013

Die Relevanz der Konferenzen

In der heutigen Zeit sind Konferenzen unumgänglich. Die einzelnen Agenturen arbeiten mit anderen Agenturen zusammen oder haben selbst diverse Standorte und diskutieren alte und neue Projekte oder Veränderungen innerhalb der Agenturen oder halten Schulungen ab.

    Ein Meeting oder eine Konferenz findet auch statt, wenn unterschiedliche Agenturen auf einander treffen, um Aufträge zu besprechen oder Briefings abzuhalten. Schnell ist so ein Treffen zeit- und kostenaufwendig, da sich Auftraggeber und Agentur nicht in der selben Stadt befinden und somit viel Reisezeit anfällt.

   Mittlerweile ist es aber auf Grund der nationalen- oder internationalen Beziehungen und Standorten der einzelnen Agenturen nicht mehr möglich diese persönlichen Meetings an einem Ort durchzuführen. Auch spontane Treffen, um gegebenenfalls anfallende Schwierigkeiten und Probleme zu besprechen, sind so schwer zu vereinbaren.

   Diese Tatsache gab den Ansporn Webkonferenzen oder Videokonferenzen in das alltägliche Leben mit einzubinden. Somit finden Webkonferenzen innerhalb von Agenturen oder Unternehmen statt, um an unterschiedlichen Standorten Informationen auszutauschen oder aber um Briefings zu einzelnen Aufträgen abzuhalten. So ist es auch möglich kurzfristig eine Konferenz einzuleiten - ohne dabei seinen eigenen Standort zu verlassen, welchen Zeit- und Reisekosten erspart.

   In der heutigen Zeit gibt es eine Vielzahl vom Möglichkeiten Webkonferenzen abzuhalten. Nach dem zunehmenden Bedarf an Webkonfrenzen, gibt es eine große Anzahl von Softwareprogrammen, um Meetings online stattfinden zu lassen - unabhängig davon, ob die Konferenz telefonisch oder über eine computervermittelnd mit Webcam stattfindet.

   Da ich mich mittlerweile im sechsten Fachsemesters meines Studiums befinde und ich somit kurz davor bin in das Arbeitsleben einzutreten, zu dem viele Bewerbungsgespräche auch schon online stattfinden, möchte ich mich mit Webkonferenzen auseinandersetzen, um die bestmögliche Art und Weise der digitalen Kommunikation herauszufinden. Zu dem konnte ich während meines Praktikums im fünften Fachsemester schon an diversen Telkos (umgangsprachlich für Telefonkonferenz) teilnehmen und einen ersten Eindruck erhalten auf welche Art und Weise Unternehmenskommunikation heute durchgeführt wird.

Diesen Blog über das Thema Webkonferenz gestalte ich durch eigene Recherche. Durch die Mithilfe von Sabine und Sina kann ich meine Beiträge bezüglich des Themas Konferenz erweitern, da sie mir mit ihren Kommentaren zu den Post einen erfreulichen Beitrag zu der Entwicklung dieses wissenschaftlichen Blogs geben.

Außerdem habe ich mich mit einem Berater eines technischem Unternehmens in Wolfsburg in Verbindung gesetzt, um mit ihm über ein Online-Meeting über Webkonferenzen  zu sprechen.